Het woord repository hoorde ik voor het eerst in het voorjaar van 2004, toen Fontys als eerste hogeschool in Nederland een databank zou gaan opzetten voor de publicaties van haar medewerkers en ik werd uitverkoren om voor de eerste invoer te zorgen. In korte tijd heb ik honderden titels ingevoerd in ARNO om de databank zo snel mogelijk vulling te geven. Vooral veel metadata, in de hoop dat de fulltext- bestanden nog wel zouden komen. Toen eind 2005 er ook nog eens een pilot van start ging met het invoeren van scripties, eveneens in ARNO, beschikte Fontys ineens over twee aparte eigen databanken met publicaties van medewerkers en studenten, te doorzoeken via DAREnet (waaruit later ook NARCIS voortkwam) en iPort. Of de duvel er mee speelde begonnen het SHB en SURF in die tijd met een landelijk project met als doel een databank op te zetten voor de publicaties en scripties van het hele HBO. Ook aan het opzetten van deze HBO kennisbank heb ik mijn eigen bescheiden bijdrage mogen leveren, als lid van het groepje dat een workflow moest ontwikkelen en, wederom, data moest invoeren. Bovendien schreef ik de handleiding. Omdat ik een flinke voorsprong had op mijn collega’s van de andere deelnemende hogescholen fungeerde ik enige tijd als informele helpdesk.
Ook nadat ik de overstap naar de frontoffice maakte is de HBO kennisbank steeds een van mijn stokpaardjes gebleven. Dat was niet moeilijk, want ik kon vrijwel meteen aan de slag met de scripties van de opleiding Personeel & Arbeid die graag mee wilde doen maar nog geen goede procedure had. Sindsdien is het invoeren van scripties een jaarlijks terugkerend karwei, waarbij ik ook controleer of de studenten alles goed hebben aangeleverd. Ook voer ik de kennisbank nog geregeld op in workshops en presentaties. Studenten zijn vaak aangenaam verrast dat er, tussen alle zwaar wetenschappelijke databanken met vooral moeilijke Engelstalige artikelen, ook een laagdrempelige databank voor Nederlandstalige literatuur op HBO-niveau bestaat. Jammer dat de deelname binnen Fontys, na een veelbelovende start, geen al te hoge vlucht heeft genomen. Lang niet alle instituten doen mee aan het invoeren van scripties, lang niet alle studenten willen hun scriptie erin hebben en veel medewerkers voeren vooral metadata in zonder de publicatie fulltext bij te voegen. Wat is het probleem eigenlijk? Wel, om te beginnen kost het invoeren van scripties veel tijd, dus geld, terwijl er geen duidelijke voordelen op korte termijn aan zitten, behalve dat het niet meer nodig is om ook de papieren versies te bewaren. En het hoeft niet, dus het gebeurt ook niet. Wanneer de mediatheek het instituut het werk uit handen neemt zal de belangstelling vast een stuk groter zijn. Rest nog de student te overtuigen. Dat is moeilijker, want die heeft vaak een goede reden om zijn/haar scriptie niet openbaar te willen maken. Omdat de opdrachtgever dat niet wil bijvoorbeeld, vanwege gevoelige bedrijfsinformatie, of omdat er privacygevoelige informatie in staat, of omdat ze hopen nog eens geld te kunnen verdienen met de inhoud. Prima argumenten waar ook een flitsend promotiefilmpje met hoe-heet-ze-ook-alweer weinig aan verandert. Er zijn echter ook studenten die bij voorbaat nee zeggen, voor de zekerheid, omdat ze niet kunnen overzien wat de gevolgen zijn als ze ja zeggen. Hier valt nog een hoop terrein te winnen. En de medewerkers? Die vinden het vaak wel leuk om te publiceren, maar niet om metadata in een databank in te typen. Ook hier schiet de ondersteuning misschien te kort.
Ook nadat ik de overstap naar de frontoffice maakte is de HBO kennisbank steeds een van mijn stokpaardjes gebleven. Dat was niet moeilijk, want ik kon vrijwel meteen aan de slag met de scripties van de opleiding Personeel & Arbeid die graag mee wilde doen maar nog geen goede procedure had. Sindsdien is het invoeren van scripties een jaarlijks terugkerend karwei, waarbij ik ook controleer of de studenten alles goed hebben aangeleverd. Ook voer ik de kennisbank nog geregeld op in workshops en presentaties. Studenten zijn vaak aangenaam verrast dat er, tussen alle zwaar wetenschappelijke databanken met vooral moeilijke Engelstalige artikelen, ook een laagdrempelige databank voor Nederlandstalige literatuur op HBO-niveau bestaat. Jammer dat de deelname binnen Fontys, na een veelbelovende start, geen al te hoge vlucht heeft genomen. Lang niet alle instituten doen mee aan het invoeren van scripties, lang niet alle studenten willen hun scriptie erin hebben en veel medewerkers voeren vooral metadata in zonder de publicatie fulltext bij te voegen. Wat is het probleem eigenlijk? Wel, om te beginnen kost het invoeren van scripties veel tijd, dus geld, terwijl er geen duidelijke voordelen op korte termijn aan zitten, behalve dat het niet meer nodig is om ook de papieren versies te bewaren. En het hoeft niet, dus het gebeurt ook niet. Wanneer de mediatheek het instituut het werk uit handen neemt zal de belangstelling vast een stuk groter zijn. Rest nog de student te overtuigen. Dat is moeilijker, want die heeft vaak een goede reden om zijn/haar scriptie niet openbaar te willen maken. Omdat de opdrachtgever dat niet wil bijvoorbeeld, vanwege gevoelige bedrijfsinformatie, of omdat er privacygevoelige informatie in staat, of omdat ze hopen nog eens geld te kunnen verdienen met de inhoud. Prima argumenten waar ook een flitsend promotiefilmpje met hoe-heet-ze-ook-alweer weinig aan verandert. Er zijn echter ook studenten die bij voorbaat nee zeggen, voor de zekerheid, omdat ze niet kunnen overzien wat de gevolgen zijn als ze ja zeggen. Hier valt nog een hoop terrein te winnen. En de medewerkers? Die vinden het vaak wel leuk om te publiceren, maar niet om metadata in een databank in te typen. Ook hier schiet de ondersteuning misschien te kort.
Het is fijn dat de kennisbank zo snel zo’n goede informatiebron geworden, maar wil het dat blijven dan zal er echt iets moeten veranderen. Want dat Fontys als een van de initiatiefnemers van deze databank nog steeds niet volop meedoet is eigenlijk een beetje schandalig. De Hogeschool Utrecht heeft in minder tijd bijna twee keer zoveel scripties ingevoerd als Fontys. Waarom lukt ons dat niet?
bedankt voor het verhaal over de HBO kennisbank, dankzij jou ben ik hem al een tijdje ook weer aan het promoten tijdens workshops. Inderdaad studenten zijn altijd aangenaam verrast.
BeantwoordenVerwijderen